時間管理：俯視全局回推安排
文/劉蔣巍
規(guī)劃行程，可以用的常見工具，包括：掛在墻壁上的月歷。掛在墻上的月歷不要那種有照片或圖案的，而是要單純顯示整個月的時間表，這樣就可以在每天的欄位里加注當(dāng)日的行程或待辦事項。
“俯視全局回推安排”的重點就在于（“俯視”這個字就是要從高空往下看才能一覽無遺）。想要達成預(yù)定的目標(biāo)就必須從目標(biāo)完成日往回推算看如何安排整個行程。
俯視全局，從目標(biāo)點逆時回推計算。
規(guī)劃行程，可以分為兩大類，一種是主動的“積極規(guī)劃”，另一種則是被動的“消極安排”。
“消極安排”屬于碰到事情再解決型，也就是說，這種行程通常是那種被時間追著跑的人安排的。
翻開行事歷，這周或下周的欄位上寫著跟別人約定的事項、開會通知或工作的截止日期等。這種人是等到約定事項確認后，再在行事歷上加注提醒自己。
然后，每天上班前單純地確認當(dāng)天的預(yù)定行程，并不會特別去思考做事的步驟，只是從眼前的事開始著手。如果有多余的時間，也許會想要去跟朋友聚會或看點書。不過每天光是應(yīng)付預(yù)定的行程就已經(jīng)讓自己精疲力竭，根本找不到時間來做那些事。
偶爾，碰到?jīng)]有約定事項或是不用開會的時候，反而不知道自己可以做什么。因此大部分時間不是渾渾噩噩度日，就是跟同事一起去喝酒。
那“積極規(guī)劃”又是怎樣的安排方式？所謂的“積極規(guī)劃”，通常是回推型、能夠順利完成大量工作并獲得滿意成果的人，或是能夠充分享受私人生活的人所選擇的規(guī)劃方式。
積極規(guī)劃型的必要條件，首先是設(shè)定明確的目標(biāo)。比如說，X月X日要成立新的事業(yè)部、營業(yè)額要提高20％、開發(fā)新客戶拿到可單、出版新書教等重要事項。要為這些既定的重要目標(biāo)做好萬全準(zhǔn)備，通常需要往回推三個月。你需要把這些檢查重點：寫在記事簿上。
首先，要先確認為了達到目標(biāo)哪些準(zhǔn)備工作是非做不可的，然后將這些工作劃分成幾個階段，再根據(jù)其他工作的預(yù)定安排調(diào)整時間，確定出最后的行程。舉個具體的例子，如果目標(biāo)是提高營業(yè)額，就要先評估達到預(yù)定營業(yè)額需要有多少客戶下訂單，為了確實：拿到這些訂單要在幾號以前拜訪多少家客戶，在拜訪客戶之前要準(zhǔn)備哪些必要的清單或資料，這些必要的清單或資料在某月某日以前要準(zhǔn)備齊全等等。
像這種準(zhǔn)備工作，基本上可以從目標(biāo)完成日開始回推，在三個月前，甚至是半年前就可以開始著手準(zhǔn)備。相反，如果是碰到事情再解決型的規(guī)劃，明天的工作內(nèi)容要等到今天的工作告一段落才知道，下個禮拜的進度得看這個禮拜的完成狀況等等，如此一來，往往很難做到事先準(zhǔn)備。
也就是說，今天該做什么或是明天該做什么，應(yīng)該從知道目標(biāo)的那一刻起就回推規(guī)劃，這樣很快就可以確定每天的工作內(nèi)容。
當(dāng)然每個人不可能只負責(zé)一件事，很可能會受到周圍事務(wù)的影響，出現(xiàn)一些自己無法掌控的約定、會議等。然而，在必須完成任務(wù)的大前提下，事情也有輕重緩急之分，自己要在心里加以盤算，不是迫切性的工作就可以先放在一邊。這就可以避免忘記截止期限，直到最后期限才手忙腳亂趕工的現(xiàn)象。
